为了规范外贸出口经营秩序，加强出口货物退（免）税管理，防范骗取出口退税违法犯罪活动，国家税务总局决定，自2006年1月1日开始对出口企业出口货物退（免）税有关单证实行备案管理制度。嗣后该制度几经补充调整，其内容渐趋完善，但是分散于多个文件，不便学习使用。小编特作如下归纳整理，以飨读者。

一、备案单证的对象

出口货物，不包括出口劳务、出口服务。

二、备案单证的种类

（一）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等。

该合同是指国内出卖人转移标的物的所有权于国内买受人，买受人支付价款的合同。

（二）出口货物装货单，是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。只有经海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。因此，实际业务中，装货单又称为“关单”。“出口货物装货单”可不需要海关签章。

（三）出口货物运输单据，包括：

1.海运提单，是承运人或其代理人收到货物后签发给托运人的，允诺将该批货物运至指定目的港交付给收货人的一张书面凭证。每份正本提单的效力是同等的，只要其中一份凭以提货，其他各份立即失效。它是国际运输中十分重要的单据，也是买卖双方货物交接、货款结算最基本的单据。

2.航空运单，是托运人和承运人之间就航空运输货物运输所订立的运输契约，是承运人出具的货物收据，不是货物所有权的凭证，不能转让流通。

3.铁路运单，是铁路部门与货主之间缔结的运输契约，不代表货物所有权，不能流通转让，不能凭以提取货物；其中的“货物交付单”随同货物至到站，并留存到达站；其中的“运单正本”、“货物到达通知单”联次随同货物至到站，和货物一同交给收货人；该单上面载出口合同号。

4.货物承运收据，是托运人和承运人之间订立的运输契约，是我国内地运往港澳地区货物所使用的一种运输单据，是承运人出具的货物收据，上面载有出口发票号、出口合同号；其中的“收货人签收”由收货人在提货时签收，表明已收到货物。

5.邮政收据，是货物收据，是收件人凭以提取邮件的凭证。

6.出口企业承付运费的国内运输单证。

若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。

三、不实行或暂不实行备案单证管理的情形

（一）视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。

（二）对于外商投资企业采购国产设备退税、中标机电产品退税、出口加工区水电气退税等没有货物出口的特殊退税政策业务，暂不实行备案单证管理制度。

（三）经国务院批准开展市场采购贸易方式试点的市场集聚区，其市场采购贸易综合管理系统的免税管理系统经国家税务总局验收后，出口货物免税不实行备案单证管理。

（四）横琴、平潭区内购买企业购进货物（含水、蒸汽、电力、燃气）退税，不实行备案单证管理。

四、备案方式

对于出口企业备案的单证是电子数据或无纸化的，可以采取以下两种方式其中之一进行备案：

（一）对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国《合同法》规定的，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。

对于其他单证的备案，如为国家有关行政部门采取了无纸化管理办法使出口企业无法取得纸质单证或企业自制电子单证等情况，出口企业可采取将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。

（二）除口头合同外，对于出口企业订立的电子购销合同、国家有关行政部门采取无纸化管理的单证以及企业自制电子单证等，出口企业可提出书面申请并经主管税务机关批准后，可以采用电子单证备案管理，即以电子数据的方式备案有关单证。出口企业应保证电子单证备案的真实性，定期将有关电子数据进行备份，在税务机关按规定调取备案单证时，应按税务机关要求如实提供电子数据或将电子数据打印并加盖企业公章的纸制单证。

五、备案时限、期限和地点

出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，将所申报退（免）税货物的上列单证备案，按申报退（免）税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。

六、备案单证的核查

退税机关调查评估岗对《审核疑点业务处理表》中所列的审核疑点可采取要求出口企业提供收汇凭证、备案单证或其他相关资料进行案头分析、税务约谈、实地核查等方式进行核实。

退税机关调查评估岗在疑点处理、退税评估、日常检查时，可根据需要结合分类管理的要求，按照一定比例核查企业的备案单证。因出口货物的成交方式特殊，企业没有有关备案单证的，调查评估岗应对出口企业报送的书面说明及相应的证明材料进行核实。

出口退(免)税无纸化管理试点单位受理试点企业出口退（免）税申报等出口税收申请事项时，如存在涉嫌骗取出口退税等疑点的，应要求试点企业按规定提供收汇凭证、备案单证等，并需审核纸质凭证。

七、违章处理

（一）未按规定进行单证备案

1.出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。

2.纳入商务部、海关总署、税务总局、质检总局和外汇局联合开展外贸综合服务企业试点工作范围的外贸综合服务企业存在未按规定收集、装订、存放出口退（免）税备案单证的，其申报的出口退（免）税，国税机关应按规定予以核实、处理，不受5个工作日办结出口退（免）税手续时限的限制。

3.未按规定装订、存放和保管备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚。

（二）提供虚假备案单证

1.出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物，不适用增值税退（免）税和免税政策，适用增值税征税政策。

2.主管税务机关如果发现出口企业或其他单位出口货物的提单或运单等备案单证为伪造、虚假的，按财税〔2012〕39号文件第七条第（一）项第4目和第5目规定，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的，应按相应的规定处理。

3.出口企业按规定向国家商检、海关、外汇管理等对出口货物相关事项实施监管核查部门报送的资料中，属于申报出口退（免）税规定的凭证资料及备案单证的，如果上述部门或主管税务机关发现为虚假或其内容不实的，其对应的出口货物不适用增值税退（免）税和免税政策，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的按照相应的规定处理。

4.出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定处罚。

（三）拒绝提供有备案单证

主管国税机关发现一类、二类、三类出口企业拒绝提供有关出口退（免）备案单证的，应自发现之日起20个工作日内，将其出口企业管理类别调整为四类。上一年度发生过拒绝向国税机关提供有关出口退（免）税备案单证的出口企业，其出口企业管理类别应评定为四类。